【必修ショートカットキー一覧36選】仕事効率化を後押しするスキル

仕事の効率化に役立つのが、PCの複数キーを同時に押すことでマウス操作と同様の処理ができるショートカット。
新入社員の頃には仕事を早く覚えようと、デスクやPC周りにショートカットキー一覧を貼っていたという読者も中に入るかもしれません。
　　　
ビジネスの世界ではPCを持って打合せをする機会が増える中、議事録や会議メモなどを素早くPCに打ち込むシーンはますます増えています。
仕事を効率化するためのショートカットキー一覧を、WindowsとMacそれぞれでご紹介しましょう。

1.まずはマスターしたい基本のショートカットキー

画像：筆者作成
PCのショートカットキーという存在は知っていても、仕事で活かせているかどうか不安な方、いませんか？
タブレットやスマホの普及で、若者世代でもPCのブラインドタッチや操作が苦手な人も増えています。
　　　
WHITE株式会社が2023年に実施した大学生を対象としたITリテラシー実態調査では、コピーアンドペーストのショートカットキーを知らないと答えた学生が全体の4割に。
ブラインドタッチも3人に1人が「あまりできない」と回答しています。
　　　
「自分もあまりよくわかっていないな」と思っている方や、新入社員に有益なビジネススキルを教えたいと思っている方は、基本のショートカットキーからマスターしましょう。
　　　
PCのショートカットキーは、手の動きを覚えてしまえば無意識に使えるようになります。
ショートカットキーの中でも最低限覚えておきたい基本の操作を、WindowsとMacのOSごとにご紹介します。
　　

1-1.仕事を効率化する基本のショートカットキー8選【Windows】

　　
ショートカットキーは使っているPCのOSによって異なります。
まずはオフィスで採用されていることの多いWindowsのショートカットキーから、8つの基本操作をご紹介します。
　　

　　
上のショートカットキーは、組み合わせて使えば入力時間をさらに短縮できます。
　　
例えば、エクセルなら、セル内に表示されている文字を全て選択してコピー、下のセルに貼り付ける際には
　　
(1)対象のセルをクリックして、【Ctrl+A】全てを選択
(2)【Ctrl+C】コピー
(3)コピー内容を貼り付けたいセルをクリックして、【Ctrl+V】貼り付け
　　
と、ショートカットを駆使することで、エクセル編集が効率化されます。
　　

1-2.仕事を効率化する基本のショートカットキー8選【Mac】

　　
パソコンのOSが変われば、ショートカットキーも多少変わってきます。
Macでは、WindowsでCtrlキーを使うシーンで、Commandキーを使うことが多いです。
まずマスターしたい8つのショートカットキーは、基本WindowsのCtrlキーをCommandキーに置き換えます。
　　

　　
ちなみに、【Command+N】はそのときに開いているソフトでファイルを新規作成する際に使えるショートカット。
Chromeなどのブラウザを立ち上げているときにこのショートカットキーを使うと、新しいタブが表示されます。
本記事をPCで読んでいる方は試してみてください。
　　

2.エクセルやGoogleスプレッドシートに使えるショートカットキー

　　
プロジェクト管理や顧客管理など様々なシーンで使われるエクセル。
細かいデータの入力をするケースも多く、少しでも効率化したいと思っている方も多いでしょう。
エクセル入力をより効率的にするために、使えるショートカットキーをご紹介します。
　　
業務上MacにエクセルなどのOfficeツールをダウンロードしている方や、Googleスプレッドシートを使う方も、今回ご紹介するショートカットキーを活用できますので、ぜひ参考にしてください。
　　

2-1.エクセル操作に便利な基本のショートカットキー8つ【Windows&Mac】

まずは、エクセル操作をする上で便利な基本のショートカットキーを覚えましょう。
　　

画像:筆者作成
　　
意外と知らない方が多いのが、セル内で文字を改行する方法です。
Windowsなら【Alt+Enter】、Macなら【option+return】でセル内に入力したテキストを改行できます。
　　

2-2.データ入力で知っておきたいショートカットキー5つ

画像:筆者作成
　　
エクセルの基本のショートカットキーをマスターしたら、データ入力の作業を効率化するショートカットキーにも挑戦してみましょう。
エクセルデータの入力作業は単純作業が多いので、ショートカットキーを使いこなせば無駄な残業がなくなるかもしれません。
　　

3.WordやGoogleドキュメントで使えるショートカットキー一覧

　　
議事録作成やレポート作成など、ビジネスシーンではPC上で文字を打ち込むシーンも多いもの。
WordやGoogleドキュメントなど、PCのテキスト入力で使えるショートカットキー7つを一覧にまとめてみました。
　　

画像:筆者作成
　　
このショートカットキーをマスターできれば、打合せに参加しながら議事録や会議メモを作成するのがスムーズに。
会議をしながら議事録を作成して、会議後はそれを元に整えればあっという間にタスクがひとつ消化できます。
　　
テキスト入力で使えるショートカットは、ワードだけでなくGoogleドキュメントでも使えます。
汎用性が高いショートカットキーですので、ぜひ活用してみましょう。
　　
資料作成にかかる時間を短縮できれば、企画を考えたり交渉したり、より生産的なことに時間が使えるようになります。
　　

4.ショートカットキーをマスターするコツ3つ

　　
ショートカットキーを使いこなせるようになると、普段の仕事がグンと効率化されます。
マウスを使わないだけで作業時間が短縮されますし、思考スピードと同じ速度でアウトプットできるようになれば、PC操作で思考が中断されることも少なくなります。
　　
最後にショートカットキーをマスターするコツを3つ紹介しましょう。
　　

4-1.英単語の頭文字で覚える

ショートカットキーが覚えられない！と感じている人はショートカットキーの成り立ち（意味）を考えてみるのがおすすめです、
　　
例えば全て選択を意味する「Ctrl+A」（Macでは「command+A」)の場合。
「A」はAll（全て）の頭文字です。
同じように覚えられるショートカットキーも多いため、なかなか覚えられない人は、下の一覧表をもとに、意味を覚えていくといいでしょう。
　　

　　
※Windowsで使うショートカットキーの「Ctrl」はMacでいうところの「Command」キーなので、Macユーザーは置き換えて覚えましょう。
　　

4-2.ショートカットキーの構造を覚える

ショートカットキーの多くで使われる「Ctrl」「Alt」などのキーはそれぞれどんなショートカット機能を呼び出すことが多いかを頭に入れておくと覚えやすくなります。
　　
例えば、
・「Ctrl」キーは、アプリが違っても共通で使える一般操作に使うキー
・「Alt」キーは、何かを選択したり表示を切り替えたりする時に使うキー
・「Shift」キーは、方向を変えたり、他のキーを補助するのに使うキー
　　
このように覚えれば、ショートカットキーをよりマスターしやすくなります。
　　

4-3.マウスを使わないように意識する

ショートカットキーを使い始めた頃は、なかなか覚えきれず「マウスを使った方が早い」と感じてしまいがちです。
ですが、基本のキーだけでもマスターすればマウスを使う回数は劇的に少なくなります。
　　
慣れればキーボードに手を置いたまま書類作成ができるので「右手をキーボードから離してマウスをクリックして…」という時間的ロスがなくなります。
　　
最初はマウスを使うことをぐっと我慢して作業してみましょう。
1週間もすれば、「マウスを使うのが面倒臭い」と感じられるようになるはずです。
　　
最近はカフェや自宅でテレワークをする人も増えています。
そうなると、必ずしもマウスを使うのに十分な作業スペースがあるデスクを使えるとは限りませんから、マウスを使わずに仕事ができるようになると、きっと作業がさらに効率化されますよ。
　　

よく使うショートカットキーから覚えて仕事を効率化しよう！

今回一覧でご紹介したもののほかにも、いろいろなショートカットキーが存在します。
数が多いのでどれから覚えればいいか迷ってしまいますが、本記事でご紹介したショートカットキーを全てマスターするだけでも大きく作業時間が短縮できます。
　　
最初から全てを効率化のために覚えようと思っても、なかなか手の動きが慣れないなどで「仕事が思うように進まない」とフラストレーションを抱えてしまうかもしれません。
　　
よってまずは、MacやWindowsなどご自身のPCのOSに合わせてよく使う操作を中心にショートカットキーを覚えていくと良いでしょう。
一覧表をプリントアウトして、デスク周りにいつでも見られるように置いておくのもおすすめです。
（Chromeなら、印刷したい画像を新しいタブで開き、「Ctrl+P（MacならCommand+P)」でプリントできます）
　　
ぜひ、業務効率化のためにショートカットキーが使えるビジネスパーソンを目指してくださいね。