アフターコロナで変わる出張の在り方

新型コロナウイルスにより、世界各国での出入国制限措置がとられ、企業での「出張」「赴任」にも大きな影響が生じています。
世界規模のウイルスリスクに対応しなければならない今、これからの出張はどう変化していくのか、また企業が取るべきリスク対策には何が必要となっていくのか、
医療とセキュリティアシスタンス提供企業のインターナショナルＳＯＳジャパン株式会社 黒木 康正氏、
そして出張管理専門のコンサルティング会社 株式会社トップレップ 西ヶ花 竜希氏 の２名に語っていただきました。

１.出張再開のポイントとは？どのタイミングで、誰が判断すべきか

未だ新型コロナウイルスに対する警戒は続く中ではありますが、徐々に人々の移動や経済活動も見られるようになってきました。
個人の判断で渡航を決定する個人旅行と違い、「出張」「赴任」というのは企業が社員に対して渡航を指示命令するものであり、企業には大きな責任が伴います。
今回のコロナショックでは、数多くの企業において 「感染症に対するリスク対策」に今まで大きく注意を払っていなかったということが浮き彫りとなり、
今まで誰も経験したことのない様々な局面下で、現場判断に迷う声が担当部署から上がってきています。

企業における出張規制解除に向けた「入口・出口対策」について、過去に出張に影響を与えた事例を振り返り、ウイルスリスクとの決定的な違いは何かを改めて検証し、出張再開を見極めるためのポイントや、企業が講じなければならない対応について語ります。

２.出張大革命。その出張、本当に必要ですか？

出社自体が制限され、リモートワークが進んだ企業が増加する中、今まで現地まで出張しておこなっていた会議の一部がWEB会議で事足りたケースも見られました。

しかしながら、実際に既に海外への出張を検討し始めている企業もあるのも事実です。
「不要不急の出張とは何か？」
「誰がそれを定義するのか？」
「どうしても行かなければならない時はどの社員が行くべきなのか？」
働き方改革や、デジタルトランスフォーメーション（DX）も叫ばれ、今後ますますWEB会議での置き換えが加速していく時代だからこそ、企業において出張の定義や役割が洗練化される必要があります。

３.社員の安全を守るために企業がやらなければならないこと

出張の意義を再定義化した後、社命にて渡航させた場合には、企業には従業員の出張に対し責任をもって管理する義務が生じます。
この安全配慮義務を遂行する際に重要となるのが「中央管理・集中管理」です。
従業員の健康や安全を守るための措置はもちろんのこと、家族や社会に対する説明責任をしっかりと果たせる体制構築も非常に重要なポイントとなります。
出張前の準備、出張中の社員のトラッキング方法、有事の際の対応フローや責任者の配置、帰国後の対応など、各判断を部署や上長個人の裁量に任せるのではなく、会社として管理し運用していくことが求められています。
さらに、中央管理に必要となるシステム導入の判断、そして多くの企業が頭を抱える支社や子会社に対しての出張規定やガイドラインの策定、運用管理のコツについても言及して参ります。

４.リスク管理の観点をプラスした新しい購買・調達の形を探る

出張管理を行う上で、コロナ以前から重点課題とされていた「コスト」の観点はアフターコロナにおいても無視することはできません。
出張の見極めが進み、出張1回あたりの意義が増す一方、出張の母数はWEB会議への置き換えや、出張者の選別により確実に減少していくことが予想され、今まで同様のボリュームに頼った調達・購買が難しくなる時代が到来するでしょう。
ここでは、海外出張における2大コスト「航空運賃」「宿泊費」
にスポットをあて、ウイルスリスクへの対応観点をプラスした新しい航空会社・ホテルの選定基準について考えていきます。
アフターコロナにおいて、管理体制の整った航空会社やホテルの選定を選択することが、重要な購買の基準の1つとなることは間違いありません。
今までコスト観点の統制が強かった企業では、コストとリスクのバランスをどのように見極めていくべきでしょうか。

５.アフターコロナに打ち勝つために

出張の再定義化、規定およびガイドライン化、そして集中管理の必要性。
これらの内容を明文化して掲げればすべてうまくいくというわけではなく、その内容を子会社を含めた社員すべてに浸透させ、機能させていくことが必要です。
「運用・仕組化」をスムーズに行うための最適な手法というのは、出張数、社員数、業種、風土や文化によっても異なるものであり、正に企業によって千差万別です。
専門知識や工数の多い出張管理・リスク対応業務から目をそらさずコロナの壁を突破してもらうために、我々がサポートできることをお伝えして参ります。

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「SAP Concur Fusion Exchange 2021」登壇情報

対談に参加いただいた西ケ花氏が、株式会社コンカー主催の
「SAP Concur Fusion Exchange 2021」のウェビナーセッションに登壇します！

今年のテーマは、『Rethink – アフターコロナを見据えて、今一度、未来の為に考え直す-』です。
新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の感染拡大という未曾有の事態に直面し、
今までの常識が通用せず、山積する課題と先行き不透明な状況に対して色々な取組みをした1年間となりました。
アフターコロナを見据え、どのような戦略を持ち、実現のための施策を考え、どこから着手すべきか？現在、そして、未来に向けて改めて考えます。

このテーマに合わせ、トップレップからは今後の出張の先行きをうらなうと共に、今後準備していく必要があることをご紹介する予定です。

＜SAP CONCURについて＞
世界最大の出張・経費管理クラウド SAP Concur の日本法人で、2010年10月に株式会社サンブリッジとジョイント・ベンチャー方式で設立されました。
グローバル スタンダードである『Concur Expense』『Concur Travel』『Concur Invoice』をはじめとする従業員のバックオフィス業務を支えるサービス群を提供します。