Googleアカウントサービスを活用してもっと効率よく仕事をしたい、と考えている人は少なくないでしょう。
移動中の電車内でドキュメントを下書きしたり、休憩中にスマホからサクッとGoogleカレンダーのスケジュールを確認したりと、Googleは今やビジネスシーンで欠かせない存在になりつつあると言っても過言ではありません。
Googleアカウントサービスを上手に活用すれば、仕事の効率はグッと上がるでしょう。
この記事では、ビジネスにおけるGoogleアカウントの活用法や、利用するときの注意点を解説。
Googleサービスをビジネスに活用したい人は、ぜひ参考にしてくださいね。
1.Googleアカウントをビジネスで活用すべき理由とは
「Googleアカウントサービスを活用して効率よく仕事をこなしたいのに、どう使えばいいのかわからない」という人もいることでしょう。
しかしGoogleサービスは、直感的にパッと操作できるものが多いので、使い方を一度覚えてしまえば、活用しやすいです。
ビジネスシーンに役立つ無料の機能がGoogleアカウントサービスには揃っており、仕事に応用しない手はありません。
Googleアカウントにはどのようなサービスがあるか、見てみましょう。
【Googleアカウントで利用できるビジネス向けのサービス例】
Googleドキュメント： クラウド上で書類を作成できる
Googleレンズ： 紙の書類を撮った写真から書類を作成または翻訳が可能
Googleドライブ： 書類をクラウドに保存し、スマホからでもチェックできる
GoogleKeep：メモ帳がわりにアイデアなどなんでも書き込み、チーム内で共有できる
GoogleMeet： ビデオつき通話機能で複数人と通話、会議ができる
Googleフォーム： アンケートやイベント参加申込など情報の収集ができる
など
このほか、有料版アカウントの場合ではGoogleWorkspaceやGoogle広告など、Googleアカウントサービスではビジネスの幅を広げるツールを利用できます。
しかし、無料版アカウントでも上記5つの便利な機能があるので、仕事でも日常的に使ってみましょう。
次からはさっそく、具体的な活用方法を見ていきます。
2.スマホでも今すぐできる！ビジネスでのGoogle活用法6つ
オフィスをはじめ移動中の車内や出張での宿泊先など「時間と場所を問わずに仕事を進めたい！」という人にはうってつけのGoogleアカウントサービス。
ここからは、どのような機能を活用できるのかチェックしてみましょう。
2-1.【Google活用法：1】Googleドキュメントをオフラインで利用
Googleドキュメントは、オフラインでも文書を作成できます。
外出先でWi-Fiに繋がらなくても作業できますし、スマホからも文字入力できるので、移動中やちょっとした空き時間に書類作成が可能です。
オフライン機能を使って書類を作成するならアプリをダウンロードしておくのがおすすめです。
移動中に新規の書類を作ることだけでなく、オフィスで作り始めた書類を出先で引き続き入力することも可能。
出張が多い人や営業で外回りが多いという人にぜひ活用してほしい機能です。
出先で利用するときに注意したいのが、ドキュメントをオフライン入力可能な設定にしておくことです。
スマホから設定するときは、表示された書類の画面右上にある三点リーダーを選択したときに出てくるメニューで「オフラインで使用可」のボタンをオンにすると、オフラインで編集できます。
Googleドキュメントのもう一つの魅力は、音声入力が可能なことです。
話すだけで内容を文章化してくれるので、隙間時間を使ってサクッと書類の下書きができます。
オフライン入力機能と合わせて使うのも、とても便利です。
音声入力は作業する場所と時間を選ばない一方で、手入力とは違い入力できる内容にはある程度の制限があります。
特に気をつけたいのは、自動で「。」「、」や改行を入力する機能はないため、そのままだと文章の羅列になってしまう点です。
下書き後の作業をできるだけ省きたいときは、音声入力中に「まる（。）」「読点（、）」など入力したい記号を発声する必要があります。
【体験談】記事の下書き作りが待ち時間にサクッと終了！
Googleドキュメントの音声入力で書類の下書きを済ませられる
上記の写真は、筆者がこの原稿をオフライン入力可能に設定し、出先で音声入力を使い下書きしたときの画面をキャプチャーしたものです。
オンラインになると同時に、音声入力した箇所がドライブ上に保存されていた内容と同期され最新の内容を上書きする仕組みになっています。
そのため、不要な箇所もそのまま下書き内に反映されたので、あとから内容をチェックするのは必須です。
画像にある文章の一部でおかしな文章が表記されているのは、携帯の電波が入らない公共施設内にいた際、筆者以外の人の話し声まで拾って下書きが作成されたためです。
音声入力する際はピンマイクなどを使用するのがおすすめ。
周囲の音声を拾いにくくなり、音声認識の精度が上がります。
2-2.【Google活用法：2】Googleレンズで文章や翻訳文を作成
GoogleドキュメントやGoogleKeep以外にも、意外な機能から書類を作成する機能があります。
それは、Androidのカメラ機能に実装されたGoogleレンズです。
移動中、プロジェクトののヒントになりそうなものを撮ったり、海外出張のとき外国語で書かれている紙の書類をすぐ内容確認したかったりなど、スマホで書類化・データ化したいものをGoogleレンズで撮影するだけ。
撮影されたデータ内のテキストをGoogleレンズが自動認識してくれるので、GoogleドキュメントやGoogleKeepなど、保存先を選んでコピー＆ペーストするだけで文章を作成できます。
さらに外国語のテキストなら、Googleレンズから直接翻訳も行えるので、海外出張時にはとても重宝する機能です。
注意したいのは、手描き文字を読み取るときです。
読み取れないほど小さい文字や、独特な表記などは認識できないことがあるからです。
また、翻訳機能はAIによるものであるため、誤訳や不自然な表現がないかを必ずチェックしましょう。
読み取った内容がGoogleのサーバーを通して翻訳処理されるため、情報漏洩のリスクも考慮する必要があります。
そのため、社内機密や個人情報などが入ったものには利用しないのが無難です。
【体験談】中国語の説明書を3分でイタリア語に翻訳！
手元にあった説明書を撮影。貼り付けるだけで翻訳と同時に文章作成ができた
中国とイタリアは電圧が同じであるため、中国のネットショップ上では「イタリアでも使えます」と表記されたさまざまな電化製品が売られています。
筆者も以前、中国のネットショップで電化製品を購入しイタリアに直送してもらったことがあります。
さっそく取扱説明書を読んだのですが、すべて中国語で書かれており英語やイタリア語での表記は一切書かれていません。
漢字表記に慣れている筆者はなんとなく使い方がわかったのですが、イタリア人の家族には理解不能。
「使い方や取り付け方がわからない。翻訳してほしい」と家族にリクエストされたとき、迷わずGoogleアカウントを活用。
スマホで取扱説明書の写真を取ったあとGoogleレンズで翻訳し、Googleドキュメントへ貼り付けて印刷するまで、3分程度の時間がかかっただけで終わりました。
2-3.【Google活用法：3】Googleドライブで書類をいつでもチェック
Googleドライブには、WordやExcelで作成した書類やデータ以外にもクライアントとの懇親会や海外の現場の写真など、あらゆるデータをアップロードできます。
利用するガジェットを選ばず書類を閲覧・編集できるため、移動中のスマホやオフィスのPCなど思いついたときにすぐ仕事を済ませられるのは、多忙なビジネスパーソンにとって見逃せない機能です。
ちなみに、100MBを超えるファイルは自動のウイルススキャン対象外となるため、社用のスマホなどにデータをダウンロードし閲覧する際は注意しましょう
情報漏洩を防ぐ意味でも、アップロードしたデータへの共有設定はお忘れなく。
「アクセスできるユーザー」を選んで、指定したメンバーのみ閲覧できるように設定できます。
このアクセス権設定は、hotmailなどGoogleアカウント以外のメールアドレスへもアクセス権を送信できるので便利です。
無料版で利用できるデータの最大容量は、すべてのGoogleアカウントサービスでトータル15GBまでの制限があります。
そのため、写真をアップロードしすぎたときなど、あっという間に容量不足になることがないよう気をつけたいものです。
筆者はGoogleフォトアプリの画質設定を節約画質に変更しすぐ容量不足にならないようにしている
利用頻度が高いときは、保存する写真の解像度を低めに設定したり書類データを圧縮してGoogleドライブに保存したりなど、保存データを小さい容量でアップロードすることを心がけるのも手です。
Gemini活用で手間を省く
筆者はGoogleアカウントサービスに写真、アイデアのメモなどを入れることが多いです。
出先でスマホしか無くてもちょっと写真を確認したり、突然わいた仕事のヒントを忘れないようにメモをアップロードしたりなど、思いついたらすぐできて時間と場所を選ばないところが重宝するからです。
あまり丁寧にデータのフォルダ分けなどはしていませんが、探している物が見つからずに困ったことはありません。
Googleが提供する生成AI、Geminiに「去年保存したイタリア関連のデータをGoogleドライブから探してほしい」と聞くだけで、自動的に集めてきてくれます。
Geminiが自動的に必要なデータを提示してくれる
移動中でもすぐに、必要なデータを探して作業を完結できる便利さは、もう手放せません。
面倒な書類探しの手間をできる限り省き、仕事の効率をアップしてくれるAIは、ビジネスシーンで欠かせないツールの一つとも言えそうです。
2-4.【Google活用法：4】GoogleKeepでアイデアを集約
GoogleKeepの良いところというと、メモ帳がわりにアイデアなどなんでも書き込める点です。
設定不要で自由に書き込めるので、移動中などの隙間時間をフル活用し仕事を進めることも楽にできます。
ラベルや色分けもできるので「至急案件」「締め切り間近」など、情報を整理してタスク管理するのも簡単です。
さらに、書き込んだ内容をグループ内で共有化できる機能も見逃せません。
オフのときに思いついた新プロジェクトのアイデアを書き込み、あとからチーム内で共有したり、ブレーンストーミングでそれぞれ出したプランを共有してGoogleドキュメントへインポートし、企画書を作ったりなどビジネスへの応用範囲は幅広いです。
共有設定で他のユーザーにも内容を見てもらえる
注意したいのは、閲覧や編集などの権限設定が自由にできないことです。
したがって、共有した全ユーザーに内容の閲覧・編集が可能であることを念頭に置きましょう。
社内PCのログインパスワードや顧客の個人データなど、漏洩リスクがある情報を入れないよう、運用ルールを作って利用することは必須です。
また、入力できる文字数には上限があることを忘れずに。
1メモあたり19,999文字までなので、急遽開かれた会議の議事録として利用するときなど、状況によっては幾つかのメモに分かれてしまうこともあります。
上限を超えそうなときは、以下の画像のようにGoogleドキュメントへコピーする機能を使い一つにまとめると良いでしょう。
統合したいメモを全て選択し「Googleドキュメントにコピー」をクリックすると1つのドキュメントとして編集できる
2-5.【Google活用法：5】GoogleMeetで会議をより良い結果へ導く
Microsoft TeemやZOOMなど、会議に利用できるアプリはたくさんあります。
しかし、会議アプリを使ってより仕事の幅を広げたいなら、GoogleMeetが適していると言えるでしょう。
GoogleMeetを活用するべき最大の理由は、アプリをインストールしなくても、ブラウザからGoogleアカウントにログインするだけで利用できる上、無料版でも最大100人まで同時に会議を行うことが可能だからです。
さらに、会議中に決まった次の出張日程をGoogleカレンダーに入力するなど、Googleアカウントサービスと連携させることでより便利に利用できます。
その他にもおすすめな機能は、ピクチャーインピクチャー。
会議中のGoogleMeetウィンドウを、スマホやPCの画面上に小さく表示させる機能です。
会議中、別案件の資料を急遽作成しなければならないなど、別のタスクを会議と同時進行させることができます。
リモートワークでいろいろな仕事を受け持つ人には特に注目してほしい機能です。
2-6.【Google活用法：6】Googleフォームで情報を集約
Googleフォームは、プライベートでのGoogleアカウント利用時は使ったことがなく馴染みがない、という人が多いかもしれません。
しかしビジネスツールとして非常に優秀なので、ぜひ活用してほしい機能です。
特に強いのは、アンケートとして利用することです。
入力されたデータは自動的に集計されるほか、スプレッドシートと連携させるとすぐ資料作りが行えます。
ウェビナーの満足度調査で情報収集したり、イベントの参加申込フォームとして利用したりなど、外部からの情報を収集するのにもうってつけ。
外部の情報収集だけでなく社内での報告書や申請書にも応用できるので、少人数で効率的にビジネスを進めたいという人は、ぜひ注目してみましょう。
3.ビジネスにGoogleを活用するときの注意点3つ
Googleサービスを仕事で使うという人も多いでしょう。
しかし、ビジネスシーンでGoogleを活用するためには、注意するべきポイントがいくつかあります。
ここからは、Googleサービスを使う際のポイントについて解説していきます。
3-1.無料版のビジネス利用はリスク対策をしておく
無料版のアカウントでもかなりの機能をビジネスに活用でき、セキュリティも他のサービスに比べて強いと言われているのがGoogleアカウントサービスです。
しかし無料アカウントには、いくつかのリスクがあることを頭に入れて利用しましょう。
【リスク例】
・不正利用対策を怠るとアカウント乗っ取りのリスクがある
・複数人でビジネスを行う場合データ漏洩のリスクが大きくなる
・容量上限15GBを超えると、空き容量確保までに一部のGoogleサービスが利用停止される
・アカウントの凍結など万一トラブルが起きた場合自力で復旧が必要になる
など
2段階ログインの設定、格納したすべてのデータにアクセス権限を付与など、できる限りのリスクに備えて利用するのがベストです。
3-2.中国でのGoogle利用は準備する
海外出張するとき、現地オフィスや移動時間にGoogleアカウントサービスを使って報告書を作成したい、という人もいるでしょう。
ただし、渡航先が中国の場合は出発前に日本で準備が必要です。
なぜなら、グレートファイアーウォールという中国政府によるインターネット検閲システムが稼働しているため、Googleを始め各種SNS、YouTubeなどへのアクセスは完全に遮断されているからです。
手軽に利用できる対策方法は、スマホに中国で利用できるデータ通信用eSIMをインストールしておくことです。
データ通信が中国以外の国を経由して行われるため、検閲システムを回避してGoogleアカウントへのアクセスが可能です。
もう一つ、有料のVPNサービスを利用する方法があります。
VPNサービスとは、現地Wi-Fiや現地SIMカードを利用したデータ通信を暗号化し仮想専用線からインターネットに接続するサービスです。
中国の検閲システムはVPNの探知技術が高いですが、大手の有料VPNサービスで提供している中国対応の加入プランなら、高確率でGoogleに接続できます。
注意したいのは、中国の政治的なイベント開催やインターネットを取り締まる法律の改正が行われるタイミングなどで、突発的に規制が強化されることです。
昨日までは普通にGoogleへつながっていたのに、今朝から突然開かなくなったということがあり得ます。
中国滞在中もいつも通りに仕事を続けたい、という人は上記2つの通信手段を併用して使うと良いでしょう。
3-3.有料版のGoogle Workspace導入を視野にいれる
Google Workspaceとは、個人ユーザー向けの無料版Googleアカウントサービスと異なり、会社の独自ドメイン提供などビジネス用機能を強化した、有料版サービスです。
無料版では物足りなさを覚えるという人に、ビジネス版GoogleアカウントサービスGoogle Workspaceを検討する価値は高いかもしれません。
少人数で始められるスタータープランから、大企業向けのエンタープライズプランまで、幅広いプランが提供されています。
画像：筆者作成
企業独自のドメイン取得の他に会議録画、ノーコードアプリ開発ツールなどビジネスに特化したツールが増えるほか、専用のカスタマーサポートを受けられるのも大きな魅力です。
Googleサービスをフル活用してビジネスを一層拡大したい、という人は検討してみるのも良いでしょう。
まとめ：Google活用はビジネスを後押しする強い味方
Googleサービスの活用は、仕事の効率化を強力に進めてくれます。
スマホを使って出先で書類作成を終わらせたり、紙の書類をデータ化しチーム全員でいつでも閲覧できるようにしたりなど、眠らせておくにはもったいない便利な機能がたくさん詰まっています。
ご紹介した機能の中から「これならすぐできそう」と思う機能を、さっそく日々の仕事に取り入れてみましょう。
ビジネスをより前進させるツールとして、手放せなくなることは間違いなさそうです。
