海外出張の必要書類の種類と取得までにかかる日数

海外出張の必要書類の種類と取得までにかかる日数

海外出張をする場合、渡航に必要な書類がいくつかあります。必要書類のなかには、取得日数にある程度の時間がかかるものも含まれます。そのため、必要書類の準備は余裕を持って進めていきましょう。この記事では、海外出張の際にはどんな書類が必要かを紹介し、申請方法や取得に要する日数についても詳しく解説していきます。

海外出張にはどんな書類が必要になるのか?

海外出張で必要な書類にはさまざまなものがあります。まず、海外出張の際にはパスポートは欠かせません。一般旅券として発行されるパスポートには、有効期間が5年のものと10年のものの2種類があります。そのため、パスポートを持っている人の場合でも、渡航前には期限が切れていないかどうかをしっかりとチェックしておくことが大切です。パスポートの残存有効期間が1年未満である場合には、新しいパスポートへの切り替え発給申請が可能です。パスポートに求める残存有効期間は入国目的や滞在期間などによっても異なるため、残存有効期間は必ず確認しておきましょう。

加えて、パスポートに関しては、海外渡航経験がない場合は早めに準備をしておくことがポイントです。初めてパスポートを申請する場合は、一般旅券発給申請書や住民票の写しなどの書類が必要です。パスポートを申請してから受領までには1~2週間程度の時間がかかるため、早めの準備を心がけましょう。

次に、海外出張ではビザが必要となります。ただし、渡航先や目的によって、ビザが不要な国もあります。海外出張で初めて海外に渡航するときには、書類や持ち物の準備で戸惑うものです。ビザが必要かどうかも早めに確認しておくと慌てずに済むため、ホームページをチェックするなどして情報を集めておきましょう。

参考:【外務省】渡航前に、パスポートの残存有効期間をご確認ください!
https://www.mofa.go.jp/mofaj/ca/pss/page22_002273.html
【外務省】パスポートの申請から受領まで (初めてパスポートを申請するとき等の例)
https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/passport/pass_2.html

パスポートの申請方法と取得にかかる日数

パスポートの申請方法と取得日数を把握しておき、早めに準備に取りかかりましょう。パスポートを申請するためには、複数の書類が必要です。

まず、一般旅券発給申請書を1通用意しておきましょう。一般旅券発給申請書は、外務省のwebサイトからダウンロードすることもできます。
次に、戸籍謄本または戸籍抄本1通、住民票の写し1通も必要です。
また、マイナンバーや運転免許証など本人確認ができる書類や、6カ月以内に撮影した本人の顔写真(縦45mm×横35mm)も忘れずにそろえておきましょう。

パスポートの申請は、居住地のパスポート申請窓口に書類を提出するだけです。

ただし、申請は平日のみとなっています。申請窓口を利用する前に、時間も含めた確認が必要です。
さらに、パスポートを受領するまでは、土日祝日をのぞいて1週間程度が目安です。
ほかに、パスポートを受け取るときには印紙などの費用もかかります。有効期間10年の場合は都道府県収入証紙2000円、収入印紙1万4000円です。有効期間5年では、都道府県収入証紙2000円、収入印紙9000円が必要となります。

ビザが必要な国と申請方法や取得日数

海外出張の際にはビザが必要というイメージが持たれがちです。しかし、ビザが不要な国もあります。ビザが不要な国かどうかは、滞在期間によっても異なります。

たとえば、滞在期間が180日以内の場合はオーストリア・イギリス・メキシコなどの国でビザが不要です。
ほかに、90日以内の場合はイタリア・オランダ・ギリシャ・クロアチア・スイス・スペイン・ドイツ・フランス・ホンコン・マレーシア・ニュージーランドなど、
60日以内の場合はインドネシアなどでビザが免除されます。
また、30日以内の場合はタイ・ジャマイカ・韓国・アラブ首長国連邦など、21日以内の場合はフィリピンなどでもビザなしで入国可能です。
加えて、15日以内の場合は中国・ベトナムなど、
14日以内の場合はシンガポールなどの国ではビザを必要としません。
ほかにもアメリカなど、航空会社や渡航歴、滞在日数などの事情からビザが不要になるケースもあります。
そのため、出張先によってビザが必要かどうかは必ず確認しておきましょう。

ビザが必要な国に出張する場合は、ビザの申請方法と取得日数を押さえておくことが大切です。
ビジネスで渡航する場合は、各国の大使館や領事館での申請になります。ビジネス目的の渡航では就労ビザが必要となるため、観光ビザを取得するときよりも手続きに時間がかかる可能性があります。ただし、一部空港内でビザを発行している国もあるため、事前に確認しておきましょう。

ビザの申請には申請書やパスポート、パスポート用の写真1枚、手数料がかかります。
ビザの取得までの日数は2~3日程度が目安です。ただし、場合によっては1カ月以上の期間がかかる可能性もあるため、早めに申請しておきましょう。

参考:キャリアパーク!ビジネス】海外出張の際に必要になるビザについて
https://careerpark.jp/62158

仕事で本人が申請できないときの対処法

仕事が忙しいなどの理由から、パスポートの申請を本人が行うことができない可能性もあります。しかし、申請は平日が基本です。本人が申請できない場合には、対処法を心得ておきましょう。パスポートの申請の場合、本人確認書類などがあれば代理人による申請も可能です。

ただし、代理人が申請する場合でも、申請書には申請者が記入しなければならない箇所もあるため、必要書類は申請者本人があらかじめ用意しておきましょう。

また、長期の出張や海外赴任などの場合は、書類の種類なども異なってくるケースが多く見られます。そのため、申請するにあたってサポートサービス会社を利用するという方法もあります。

余裕をもって準備をすることが大事!

様々な申請には時間がかかります。それだけでなく、準備中などに予期せぬトラブルが発生する可能性もあります。
出張前ギリギリに焦って準備すると、不備やさらなるトラブルのもとになることもあるので
余裕をもってスムーズに準備を行い、有意義な出張にしましょう!

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