ChatGPTで業務効率化を！営業・マネージャーのAI活用術

生成AIが普及する中で、「資料作成」「メール対応」「情報整理」をする際に業務効率化のためにChatGPTを活用する人が増えています。
数年前と比べても格段に精度が上がっているChatGPT。
日々進化しているツールだからこそ、営業職・マネージャー職ならではの業務課題解決にどう使うかが、他の人と差をつけるカギになります。
今回は、実務ですぐに使えるプロンプトもご紹介しながら「ChatGPT業務効率化」のコツをマスターするヒントをお届けします。

1.ChatGPTを業務効率化に役立てる３つの基本ステップ

ChatGPTをうまく使い業務効率化をすれば、戦略的な思考を巡らせる時間やチームメンバーと向き合う心のゆとりが生まれます。
できる限り業務時間を時短すれば「単純な作業や資料作成に時間が取られて、戦略的な部分を考えることがおざなりになる」ということが避けられます。
そういう意味では、ChatGPTは“考えるきっかけを生む”ツールと言えるでしょう。

こうした、私たち人間がコミュニケーションや物事を深く考えるなどといった業務に注力するためのサポートツールである生成AI。
営業やマネジメントのシーンで、どのようにChatGPTを活用できるのか、使い方の基本を3ステップでご紹介しましょう。

1-1.目的を明確化する

ChatGPTを使う上では、「なぜ使うのか」を頭の中でクリアにしておきましょう。

たとえば、

・資料作成のためのフレームを作ってほしいのか
・顧客対応としてメールの返信文を考えてほしいのか
・部下育成のための道筋を考える手立てにしたいのか

こうしたChatGPTを使う目的によってプロンプト（指示文）の出し方は変わってきます。

同じ質問でも、目的があいまいだとChatGPTの回答も広がりすぎてしまい、「結局使いにくい」と感じる原因になってしまいます。

このように、目的を明確にしてからChatGPTに依頼することで、生成AIが方向性を理解しやすくなるでしょう。

1-2.プロンプト設計を工夫する

ChatGPTの出力精度は、プロンプトの質に大きく左右されます。
ここで大切なのは、「どう聞くか」「どのような条件を添えるか」です。

このような曖昧な質問では、出てくる回答も微妙なものになってしまいがち。
業務を効率化したいのに、なかなかChatGPTの回答をうまく活用できないという事態に陥ってしまいます。

より業務を効率化させるためには、最短で求める回答を出力できるコツを掴むことです。
ポイントは、

・目的（何をしたいか）
・対象（誰に対してか）
・トーンと制約条件（どのような雰囲気で）

を入れることだと意識してみると良いでしょう。

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たとえば、
「40代男性経営者に信頼感を与える、ITソリューション提案の導入トークを200文字で考えて」
「次のメール内容を、相手に圧を与えず穏やかに依頼する文面に書き換えて」

など情報をできる限り提供するとChatGPTが出力する回答も、期待通りの内容やアウトプットになります。

1-3.出力結果の再利用やテンプレ化で更なる効率化を

一度良い結果を出したプロンプトは、そのままチームの共有テンプレートにして再利用することで、プロンプトを毎回ゼロから考える手間が省けます。

プロンプトのテンプレート集などを社内で共有しておけば、組織全体の業務効率を高められるでしょう。

たとえば、
・営業部で「顧客別返信テンプレート」フォルダを作成
・マネージャーが「1on1質問集」「フィードバック文例」を共有

することで、新人でも顧客に対する返信を作成する時間を短縮できます。
プロンプトを複数のチームメンバーが活用するならテンプレート集を誰もが使えるように整えておくのも有効です。。
ChatGPTのプロンプトをテンプレート化する際には、状況に応じて加えられる変数部分を残すことで、より使いやすくなります。

2.営業職のChatGPT業務効率化活用術

顧客に対して様々なサービスや商品を提案する営業は「準備・提案・フォロー」に多くの時間を取られがちです。
一方で、顧客との関係性を築くためには、膝を突き合わせて会話する時間や、ちょっとしたコミュニケーションを積み重ねることが求められる世界です。

だからこそ、顧客との関係を築くためのコミュニケーションに時間を割けるよう、ChatGPTを「自分専属のアシスタント」として活用し、業務を効率化してみましょう。
事前リサーチから提案書作成、メールでの顧客対応、日報作成までをスピーディにこなせるようになります。

ここでは、すぐに実務で使える業務効率化のためのChatGPT活用方法をプロンプト例も交えながらご紹介します。

2-1. 商談準備・提案書作成を効率化するChatGPT活用術

成約率を高めるための商談準備は「情報整理＋仮説構築」が鍵となります。
ChatGPTを活用するなら、情報収集や情報整理をスピードアップさせることから始めてみましょう。

より良い提案のための仮説を考えるために、ChatGPTを使って効率的に業界知識や課題構造を整理すれば、提案までのスピードアップや、質を一段と高められます。

実際の情報収集や整理をする上では、フレームをつくることを意識してプロンプトを打ち込んでみましょう。

例えば、業界の動向を商談に向けて整理するために、まずは次のプロンプトを打ち込んでみてください。

＜プロンプト例＞
「〇〇業界のトレンドを3つ挙げて、課題をそれぞれ箇条書きでリストアップして」

これによって、情報収集の道筋がまずは一つ見えてきます。
必要に応じて、更なる情報をChatGPTを通じて探したり、傾向や共通点を探ったりしてみるのも良いでしょう。

さらに提案内容を検討するためにも活かすなら「営業提案に活かせる示唆を加えて」と続けてプロンプトを打ち込んでみましょう。
これにより、顧客に対する提案やトークの道筋も作れて提案書作成を効率化できます。

ここで心がけておきたいのが、ChatGPTはあくまでも提案の流れとなる叩き台を作り、思考を整理するために使うことです。
ChatGPTが得意なのは、たくさんの情報を整理して再編集することですから、そのメリットを多いに活用しない手はありません。

また、情報収集で活用する上ではファクトチェックも必ず行いましょう。
生成AIではときどき誤情報や偏った情報を参照してあたかも真実のように情報をまとめるハルシネーションという現象が起きています。
仕事で使うものだからこそ、情報の正誤を確かめることは必要不可欠なリスク対策です。

提案の流れとなる叩き台を作るまでをChatGPTで効率化できれば、作戦を練る時間に充てられ、生産的です。
自分の思考の余地や、営業の現場でしか得られない視点をさらに加えていくことで、より独自性のある提案書作成につながるでしょう。

2-2. 顧客対応・メール文作成で活用

営業メールは「返信スピード」に加えて、「誠実さ」や「信頼感」を相手に与えることが重要です。
ChatGPTを使えば、メール文面を考える時間を短縮できるだけでなく、感情を伝える文面調整やトーンコントロールも自在にできます。

たとえば、クレーム対応の場合。
プロンプトで

「過去のメールのトンマナと形式を参考に、クレーム対応メールを“誠実かつ迅速な印象”で書き直してください。」

と、トーンや過去のメールの書き方などを指定してみましょう。
何度もプロンプトを打ち込む手間もなく、またどのような内容にすれば良いか迷うことなくメール文面が出力されます。

2-3. 日報・振り返り業務に活かす

ChatGPTは文章の要約や構造化をする際にも多いに活用できるため、日報を整理して翌日の行動を導き出す日報作成などのシーンでも活躍します。

たとえば、ChatGPTに翌日の業務内容を伝えた上で「優先度順で並べて」「重要度をA〜Cで評価して」と付け加えると、すぐ翌日のタスクリストに変換できます。
また、ノートにタスクを書き出したり、優先度を検討したりする時間を短縮できます。

加えて、ChatGPTは日報を通じて自分の言語化力を鍛えるツールとしても活用できます。
「今日の失敗から得た学びを前向きに表現して」と依頼すれば、自己反省もポジティブに変換できます。

3.マネージャー職でのChatGPT業務効率化活用術

今や、中間管理職は罰ゲームと言われてしまうくらい多忙な業務に追われているマネジメント職。
自分自身のメンタルを守りながら、部下の育成・会議運営・評価フィードバックなど、言葉が求められる場面でChatGPTを活用することで、どのように言えばいいか悩む時間を減らせて業務効率化につながります。

この章では、マネージャー職の業務効率化や「人と組織を動かすコミュニケーション」の質を高めるためのChatGPT活用術をご紹介しましょう。

3-1. 会議運営・議事録・共有で業務を効率化

会議後に話し合った内容を議事録としてまとめたり、チームメンバーに共有することは意外と時間がかかる業務です。
この業務を時短するなら、ChatGPTを「会議メモ編集者」として使うのがおすすめです。内容のメモや録音音声の文字起こしをみやすい形にまとめてくれるので業務の効率化につなげられます。

3-1-1.会議メモや議事録の共有

たとえば、次のようなプロンプトを会議メモとともに入れてみましょう。

会議の議事録をメールで配信するのか、文書で共有するのかもプロンプトに含めれば共有内容を書き出したり整理したりする時間を節約できます。

また、議事録の要約をする際のプロンプトのコツは、「社内共有用」「経営層報告用」など用途を指定すること。
適した文体に自動調整してくれるので、スタイルを書き換える手間もなくなります。

会議内容をChatGPTに「この会議内容を『Slack共有文』にまとめて」と依頼すれば、即時発信フォーマットも生成できるので、シーンに合わせて活用してみましょう。

3-1-2.会議アジェンダの設計

チームメンバーの集まる会議は、会議そのものの時間よりも準備に時間がかかるという方は、会議アジェンダの設計もChatGPTを活用して業務効率化してみましょう。

アジェンダ設計では、会議の目的を明示し、「意見交換」「意思決定」「進捗確認」などタイプを指定すると、ChatGPTがより精度の高い進行表を作成してくれます。
また、会議時間も伝えると、進行の時間配分まで考えてくれるのでぜひ活用してみましょう。

さらに、ChatGPTに「効率的に進行する工夫を３つ提案して」と追加すれば会議運営改善にも使えます。

3-2.チームマネジメントやコミュニケーションで業務を効率化

上司・部下の間でのフィードバックや指導は、どのような職場でも避けて通れません。
ただし伝え方を誤ると、「注意」や「改善指導」がパワハラと誤解されるリスクもあり悩んでいる方も多いのでは？
そこで活用したいのが、ChatGPTを使った「伝え方シミュレーション」でパワハラ防止につなげることです。
感情的な表現を中和し、建設的なフィードバックへ言い換えるサポートをしてくれます。

3-2-1.「これってパワハラ?」に悩むならChatGPTで解決を

上司の立場から部下に言いたいことの本音としては「何度言ったら分かるの？この程度のミス、もう勘弁してよ」と思うことも。
ですが、このまま伝えるとパワハラや部下のモチベーションダウンにも繋がりかねません。

そこでChatGPTで言い換えてもらうと、このような答えが返ってきました。

このように、ChatGPTは、相手を責めずに伝える言葉を考える練習相手としてとても役に立ちます。
感情を一度AIに預けて整理することで、冷静で前向きなコミュニケーションにも繋げられますし、何時間もかけて悩んだり心を苛まれたりすることが少なくなります。

ChatGPTは、感情を排除した第三者目線の言い換えを考えるシーンなどで、とても便利です。
特にマネージャー層にとっては、「自分の言葉を客観的に確認できるツール」として非常に有効です。
ChatGPTを、言葉の温度を整える「デジタル上司トレーナー」として、活用してみましょう。
きっと業務効率化にとどまらず、マネジメントスキルの向上にも繋げられるはずです。

3-2-2.様々なシーンで使えるパワハラ防止プロンプト例

部下とのコミュニケーションでパワハラリスクを回避するなら、次のようなプロンプトを使って、ChatGPTを有効活用してみましょう。

・ネガティブ表現のリライト
「以下のフィードバック文を、ネガティブな表現を避けつつ、前向きに改善を促す言い方に書き換えてください。」

・建設的な伝え方に変換する
「次の注意メッセージを、“相手の成長を支援する意図”が伝わる形に変えてください。」

・伝える前の客観性チェック
このメッセージが相手に威圧的・一方的に聞こえる部分があれば指摘し、改善案を提示してください

単純に、ChatGPTにどのような言葉がいいかを考えてもらうことで、コミュニケーションにかかる時間を短縮して業務を効率化できるだけでなく、より客観的な視点で自分のマネジメントの仕方を振り返るヒントとなることでしょう。

3-3. 評価・育成支援

ChatGPTは「事実を前向きに翻訳する」際にも役立ちます。
ときとして、感情労働という側面のあるマネジメント職。
自分自身の感情が疲弊したり、ストレスを感じているなら、ChatGPTを「感情を交えず、部下の成果や成長を“言語化するサポートツール」として活用してみましょう。
業務効率化に加えて、マネジメントに伴うストレス軽減にも繋げられます。

活用のコツとしては、出てきた回答をそのまま使うのではなく「もう少し厳しめに」「次期への期待を込めて」などトーンを調整することです。
また、ChatGPTに「コメントを200文字以内に」など具体的な条件を加えるとメール返信などですぐ使える回答が生成されます。

部下の育成のための振り返りシートを作成する際には、「自己理解」「行動改善」「学びの抽出」などテーマを指定するとより現場に即した内容になります。

さらに部下に対して内省を促す問いをChatGPTに量産させることで、育成面談や研修設計に活用できるでしょう。
この使い方を応用するなら、ChatGPTを「評価面談前のリハーサル相手」として使うのも効果的。
「このコメントを面談相手に伝えるとき、相手がネガティブに受け取らない言い方に直してください」など、言い方のシミュレーションを短時間で行ったり、問題がないかをチェックをしたりするうえでも役立ちます。

まとめ：ChatGPTをもっと活用して日々の業務効率化を進めよう!

ChatGPTを使うのが当たり前になっている今、ツールをいかに使いこなせるかどうかが、業務効率化のカギとなります。
ChatGPTは、簡単に答えを出してくれる道具ではなく、単純化できる作業を効率化し、自分自身の“考えを深める相棒”です。
ChatGPTで業務効率化をすることで、状況に応じて何をするべきかや戦略をどう考えるかなど、生産的な業務に時間を充てられます。
顧客との対話・意思決定・人材育成など、人にしかできない価値へ時間を再配分するきっかけとして、ぜひAIを活用してみましょう！

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