同僚やクライアントに外国人がいると、英語でのビジネスメールのやりとりは日常的に発生します。とりわけ海外出張に関するメールのやりとりは出張前や出張中、そして出張後まで続きます。今回は海外出張に伴うメールのやりとりにおいて必要な英語表現を、時系列で取り上げていきます。
1. 出張打診
まずは出張の目的である会議のアポイントを取ります。その際、いくつかのポイントを押さえてメールを作成しましょう。ここでは、実際のメール作成画面と同様の文面にならい、書き方のコツをご案内していきます。
1(件名): Subject: Business Appointment Request
2(書き出し): Dear〇〇
3(会議の目的): As you know, we are nearing the final phase of the project. Therefore, we would like to meet with you to discuss progress as well as strategies for the next phase.
4(日程確認): Would it be possible for you to meet in July? We would appreciate if you could let us know some possible dates for the next meeting.
5(クロージング): We look forward to hearing from you.
Sincerely,
△△
2)Dearなどを使った丁寧な書き出しで始めます。
3)会議で何を話し合うのか目的を述べます。まわりくどい言い方だと最後まで読んでもらえないこともあるので、例文のように簡潔な表現で伝えましょう。
4)先方に都合の良い日程を確認しましょう。「Would it be possible for you〜（〜していただくことは可能ですか）」「I would appreciate if〜（〜していただけると嬉しいです）」のWould〜を使って質問するフレーズは、敬語と同様に使える表現です。ビジネスメールの格をグッと上げる効果を期待できるので、覚えておくと良いでしょう。
5)文末には「look forward to hearing from〜（返信を楽しみにしております）」を使った丁寧なクロージング表現を使い、相手に良い印象を持ってもらえるように締めましょう。
2. 訪問前の確認
2-1.返信を催促したいときに使える表現
訪問の打診をしたものの、相手からの返信がなく、催促したい場合は以下のような表現が使えます。
・I would appreciate if you could give us your reply.（返信いただけると幸いです）
ここでもWould〜を使うことで、言い方を柔らかくする効果があります。催促してはいるものの丁寧な印象を与えるので、相手の心象を悪くすることは避けられるでしょう。
また、切羽詰まっている状況ならば、このように期日を指定する言い方も活用できます。
・Please respond by Monday.（月曜日までに連絡をください）
・Could you send me your reply by Saturday?（土曜日までに返事を返してもらえますか？）
少々直接的な言い方となりますが、こちらの要求がダイレクトに伝わりやすくなります。
2-2.お詫びしたい時の表現
反対に、自分からの返信が遅れたことを詫びたい時もあります。友人同士のやりとりなどではよく、
・Sorry for the late reply（返信が遅れてごめん）
を使いますが、ビジネスでは少しカジュアルすぎる印象を与えるかもしれません。ビジネスシーンで使いたい場合は、同じ意味を表すこちらの表現がオススメです。
・My apologies for the delay
・I sincerely apologize for the delay in response
apologizeを使ったフレーズはsorryよりも謝罪の意味合いが強めなので、相手に丁寧な印象を与える効果を期待できるでしょう。
2-2.話を詰めていく時の表現
アポイントが取れたら、具体的な日時や場所を決めていく必要があります。間接的な言い方では伝わりにくいので、
・Which office should I visit?（どちらのオフィスに伺えば良いですか？）
・What time would you like to meet on 〇〇?（◯日は何時ならご都合がよろしいですか？）
このような直接的な言い方を使い、話を進めていきましょう。
2-3.不明点の確認
ある程度話が進んだら、不明点がないか確認しましょう。
・May I ask you a couple of questions?（いくつか質問させてください）
May〜を使ったフレーズで話を切り出すのが、ソフトでスマートな印象です。聞きにくい質問や疑問点にも十分応用できるので、活用してみましょう。
3. 確認メールに使う表現
会議の詳細が確定したら、日程や場所などを記したメールを送りましょう。日程、場所などを必ず明記し、変更などがあれば連絡が欲しい旨を記載しておきます。ここからは、実際のメール作成画面と同様の文面にならい、書き方のノウハウをご紹介します。
1(件名): Subject：Confirmation of appointment
Dear〇〇
I would like to confirm your appointment with us next week.
2(アポイントの詳細): Our meeting is scheduled to be held at Marriot Hotel on July 22nd at 3pm.
3(フォロー): Please feel free to contact me if you have any questions or any changes.
Best Regards,
△△
2)「Our meeting is scheduled to be held〜 （会議は以下の場所と日程で開催される予定です）」は便利な表現です。あまり長くならないようシンプルに、必要情報を明記しておきましょう。
3)先方の都合が悪くなりそうな場合や、突然のキャンセルなどに備えて「Please feel free to contact me if you have any questions（何かあればいつでも連絡ください）」と付け加えると、フォローする姿勢を表現できるのでオススメです。質問や変更点などあれば連絡してもらうように伝えることができます。
4. 出張中に使える英語表現
他の仕事が滞らないよう、忘れずにしておきたいのが、出張中の不在メールの設定です。海外出張中にメールを送ってきた人に対して「出張中のためすぐ返信できない場合がある」旨を知らせるメールを設定しておくようにしましょう。
ここでも、実際のメール作成画面と同様の文面にならい、書き方の要領をご紹介します。
Hi there,
1(不在連絡): Thank you for your email. I’m currently out of the office until July 25th.
2(返信制限) : I will have very limited access to email.
3(緊急連絡先): If you need immediate assistance, please contact me on my mobile:0123-456-789.
Respectful Regards,
〇〇
2)出張中でメールはマメにチェックできないことを表現するには「I will have very limited access to email」が便利です。出張中はメールへのアクセスが制限されていることが伝わります。
3)最後に携帯電話の番号を乗せ、緊急の用件がある時に連絡するように伝えます。
または、「If you need immediate assistance, please contact□□（もし急ぎの用があれば、□□までご連絡ください）」と書いて、自分の不在中に代わりに対応してくれる人の名前を挙げるのも良いでしょう。
5.出張後に使える英語表現
無事会議が完了し、出張からの帰路に着いたら、お礼メールの送信を忘れないようにしましょう。冗長にならない、簡潔な感謝のメッセージでかまいません。感じの良い印象を相手に持ってもらえれば、出張後のビジネスにもいい影響が出ることは間違いありません。
Dear〇〇
1(書き出し): It was a pleasure to have a meeting with you yesterday.
2(内容): I appreciate you sharing your knowledge and your presentation was impressive. I would love to discuss further with you.
3(結び): Again, it was great meeting you and I look forward to seeing you again.
Best Regards,
〇〇
2)「I appreciate〜（〜に感謝します）」のフレーズで良かった点などを挙げると良いでしょう。さらに「Would love to 〜（ぜひ〜したいです）」などを使って前向きな姿勢を伝え、将来的な展開につなげましょう。
3)文末であらためて感謝の意を伝えて、文を締めます。
【まとめ】
海外出張中の英語はもちろんですが、メールでは出張前や後も英語を使ったやり取りが発生します。誠意のあるやり取りを続けることが、相手に良い印象を与え、信頼関係ひいては将来のビジネスをも築くことに繫げられます。英語は苦手…と感じる方こそ、ご紹介した手順を活用しスマートなやり取りを始めてみてはいかがでしょうか。
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