近年では、一つの会議室に集まらなくともWeb会議やTV会議システムによって互いに離れた場所にいても会議を開けるようになりました。海外展開をしている企業や外資系企業に勤務している場合は、英語を使ったオンライン会議に参加する機会も多いはず。そこで、遠隔会議に英語で臨む際に、覚えておくと便利なフレーズをご紹介します。
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1.Web会議とTV会議の違い
Web会議とTV会議は、同じようなニュアンスで使われますが、手法が少し異なります。Web会議はインターネットに接続できるパソコンやスマートフォンなどの端末を使って利用するのに対し、TV会議は専用機器が必要です。そのため、多くの場合TV会議は会議室など、機器が設置してある場所で行います。一方、Web会議は各個人が異なる場所から参加できます。
TV会議やWeb会議の英語での言い方を紹介します。
「TV Meeting」とは言わないので、注意しましょう。
TV会議：video call／video conference
Web会議：web conference
電話会議：telephone conference／telecon（略）
1-1.主なオンライン会議システム
近年では以下のようなツールが使われています。
アカウント登録が必要ない、会議中の録画・録音ができるなど、それぞれに特徴があります。状況に応じて使い分けると良いでしょう。
| オンライン会議システム | 概要 |
|---|---|
| Skype | 2000年代前半に登場した元祖オンラインミーティングツール。個人で利用するのに最適な無料プランと、ビジネスに便利なSkype for Business（有料）がありますが、無料版は通信相手のアカウント名・IDを知っておく必要があります。 https://www.skype.com/ja/ |
| Googleハングアウト | Googleのアカウントを持っていれば無料で利用できるコミュニケーションツールです。ビデオ通話や動画や画像の送信などが可能で個人・ビジネス利用ともに便利ですが、企業向けの会議サービスツールとしては「ハングアウト meet」へ移行していく予定です。 https://hangouts.google.com/?hl=ja |
| Appear.in | インターネット端末があれば、アカウント登録やインストールをしなくても利用できるWeb会議ツールです。参加者に作成したURLを送るだけでWeb会議を始められる手軽さで人気です。 https://appear.in/ |
| Zoom | 無料版でも最大で100人の会議参加が可能、会議の録画・録音ができるなど、企業のWeb会議にはぴったり。セミナーや説明会などを開催する際も便利です。 https://zoom.us/jp-jp/meetings.html |
| Slack | ビジネス用チャットツールとして大人気のSlackには、ビデオチャット機能も搭載されています。無料版は1対1のビデオ通話しか使えませんが、有料版なら最大15人まで参加が可能です。 https://slack.com/intl/ja-jp/signin |
| FaceHub | BtoBtoCのビジネス利用を想定した機能を備えたビデオチャットプラットフォーム。インストール・アカウント不要でワンクリックで簡単に接続できるほか、録画録音や画面共有などの有料オプションがあります。 https://www.face-peer.com/service/index.html |
| WebEx | Ciscoが提供する世界シェアNo.1のWeb会議ツール。プレゼンテーションやデスクトップ画面を共有でき、大規模なWebセミナーやオンライントレーニングなどの用途にも最適です。無料プランはなく、従量課金プランか定額プランの中から選べます。 https://www.webex.com/ja/index.html |
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2.TV会議で使える英会話フレーズ集
実際のTV会議の流れを見ていくとともに、それぞれのシーンで良く使う英会話フレーズを集めました。TV会議のコツも併せてご紹介します。
2-1.会議を始めるまでのフレーズ
会議を始める前の準備で使うフレーズです。会議に利用するツールや、開催する日程などを決めます。
≪開催を伝える≫
・オンライン会議に参加いただきたくご連絡いたします。
We would like to request an online meeting with you.
・TV会議で○○について話し合いたいと思います／話し合いませんか？
We would like to discuss 〇〇 via video call./Can we talk about 〇〇 via video call?
≪使用するツールを決める≫
・どのツールを使うのがよろしいですか？
Which application/software do you usually use to hold web conference?
・〇〇を使用します。事前にアプリをインストールしておいてください。
We will use 〇〇. Please install the application in advance.
≪日時を決める≫
・会議の日程を調整するので、ご都合よろしい日程を教えてください。
Please let me know when you have an opening in your schedule so we can arrange a time for a meeting.
・6月30日9時にTV会議を行います。ご都合いかがでしょうか？／ご参加お願い致します。
We are going to have a meeting via video call at 9 a.m. on June 30th. Are you available?/ We hope you can attend this meeting.
≪議題を伝える≫
・テレビ会議で新プロジェクト立ち上げについて話し合います。
We are going to discuss the launch of a new project during the meeting.
・○○のプロジェクトの問題点とその解決策について話し合いましょう。
We would like to discuss the issues and solutions regarding 〇〇.
2-2.会議開始のフレーズ
いよいよ会議開始。うまく話せるか、発音がちゃんとできるかを気にしてしまうと、委縮してうまく話せないことも。ミスを気にせず、落ち着いて自信をもって話すことがポイントです。
≪参加者を確認≫
オンラインツールを使った会議では、全員の顔が直接見えないため、まずは参加者がそろっているか確認しましょう。
・誰が参加していますか？
Who’s on the call？
・誰か待っていますか？
Are we waiting for anyone else？
名前を呼ばれたら以下のように答えましょう。
・はい、参加しています。
I’m here.
≪自己紹介≫
自分が話す番が回ってきたときは、声だけでは誰が話しているかわからないことが多いので、自分の名前をはじめに述べます。
・〇〇（自分の名前）です。
〇〇speaking.
・日本にいる〇〇（自分の名前）です。
This is 〇〇 in Japan speaking.
・○○と申します。本日、この会議の進行役を務めさせていただきます。
This is 〇〇. I’ll be facilitating this meeting.
・日本のチームは〇〇、〇〇、〇〇が参加しています。私はチームリーダーの○○です。
This is 〇〇, leader of this team. 〇〇、〇〇、〇〇 are joining from Japan.
≪会議を始める≫
・始めてよろしいですか？
Shall we get started?
・お時間いただきありがとうございます。〇〇についての会議を始めさせていただきます。
Thank you for taking the time to attend this meeting. We’d like to start this meeting.
・まずはプロジェクトのスケジュール案／予算案／担当メンバー／を発表させていただきます。
First of all, let us tell you about the schedule/ budget/ members who are in charge of the project.
会議を始めるときによく使われる表現です。
・それでは始めようか。
Let’s get started.
海外では会議のような場でも、いきなり本題に入らず世間話や雑談をするのが一般的です。このような軽い雑談をスモールトークと呼び、場の雰囲気を和やかにしたり、さりげなく相手の情報収集に役立ったり、なにかと便利な習慣です。この時話す話題は、天気や週末の予定、仕事や時事などが定番です。難しく考えずに、英語で世間話をするつもりで話しかけてみましょう。
≪スモールトークのフレーズ集≫
・最近みなさんどうですか？
How’s everyone been?
・最近こちらはとても寒いです。オーストラリアの冬を知っている人はいますか？
It’s been very cold over here recently. Have any of you been to Australia in winter?
・仕事はどうですか？
How’s work?
・最近は忙しい日が続いていますね。
I’ve been keeping busy these days.
2-3.会議中のフレーズ
「英語でなんて言ったらいいかわからないから…。」と発言をしないのはもったいないですね。アイディアや意見があったら、積極的に発言しましょう。
≪提案する≫
・売上を伸ばすために○○を行いませんか？
Why don’t we 〇〇 to increase sales?
・○○についていくつか問題点が見られます。解決策を提案します。
There are several problems with 〇〇. These are our solutions.
≪意見を述べる≫
先に結論を述べ、その後に理由を述べると伝わりやすくなります。日本ではワンクッション置いた表現を好まれる傾向にありますが、英語の場合は単刀直入に述べることが大切です。
・この案に賛成です。なぜなら~
I agree to this plan because〜
・この案に反対です。なぜなら~
I disagree with this plan because〜
・この案は現実的ではないと思います。
This plan seems impractical.
・私は予算が足りない／スケジュールがタイト(厳しい)／人数がもっと必要だと思います。
We don’t have a sufficient budget./ The schedule is tight./We need more people.
・○○ができれば、目標が達成できると思います。
If we can 〇〇, then I think it will be a success.
≪提案や質問がないか聞く≫
・質問はありますか？
Do you have any questions?
疑問詞を使わない以下のような表現もよく使われます。
・ここまでで不明点はある？
Any questions so far?
なるべく丁寧な表現をしたいと言う人は、Would やCouldをフレーズに使い、逆にカジュアルな表現をしたい時は少しフレーズを省略します。
・提案したいことがあれば発言してください。
Feel free to share your ideas.
・この意見についてどう思いますか？
What do you think about this opinion?
≪資料等を共有する≫
TV会議の場合、事前に資料を配布しておく場合もありますが、画面で共有する場合もあります。どの資料のどこを見てほしいのかを伝えましょう。
・新商品の開発について企画書を作成しました。お手元の企画書をご覧ください。
We made a product development proposal. Please refer to your proposal.
・お手元の資料の○○ページ目をご覧ください。
Please have a look at page 〇〇 in your handout.
・画面のグラフをご覧ください。
Please look at the graph on the screen.
≪画面共有をしたいとき≫
画面上の資料を参加者に共有したい時は、以下のようなフレーズが使えます。
・画面を共有します。
Let me share my screen with you.
・スライドが見えますか？
Can you see my slides？
この時、画面が見えず設定を変えて欲しいなら、以下のようにお願いしましょう。
・すみません、画面がまだ見えないので、画面の設定を変えてもらえませんか？
Sorry, I can’t see them yet. Can you try adjusting the screen settings?
≪自分の認識や理解が合っているか確認したい場合≫
テンポよく会議が進むと、一見スムーズに進んでいるように見えても、きちんと内容を理解しないまま会議が終わってしまうことがあります。そんな時は、自分の認識が正しいかどうか確認することも大切です。
・ここでの意味を確認させてもらえませんか。〜ということでしょうか？
Can I just confirm what you mean here? So what you are saying is 〜？
・確認させてください、〜ということでしょうか？
Let me just confirm your meaning. Do you mean that〜？
・〜について詳しく説明してもらえますか？
Could you please clarify〜？
≪音声が聞き取りづらいとき≫
Web会議やTV会議では、ネットワーク回線の状況によっては音声が聞き取りづらくなる事態が度々起こります。そんな時は以下のような表現を使って、音声が聞き取れないと伝えましょう。
・すみませんが、回線が悪いようです。
I’m afraid I have a bad connection.
・接続が安定しませんね。
The connection keeps dropping out.
・よく聞き取れなかったので、もう一度繰り返してもらえますか？
I didn’t catch that. Could you repeat that please？
・声が聞こえにくいので、もう少しマイクに近づいて話してもらえませんか？
We are having trouble hearing your voice. Could you speak a little closer to the microphone？
・もう少しだけ大きな声で（ゆっくり）話してもらえませんか？
Would you mind speaking a little louder (slower) please?
・中断してすみません、よく聞こえなかったのでもう一度繰り返していただけませんか？
Sorry to interrupt, but I couldn’t hear what you said, could you repeat that again？
≪誰に向かって話しているか明確に≫
Web会議で画面がなく、音声のみでの会議の場合は、顔が見えません。そのため、誰が発言しているか、誰に向かって話しているかを明確にするとスムーズです。
・セールス担当○○です。売上状況について発言します。
This is 〇〇 from the Sales Department. I’m going to talk about current sales.
・開発部の○○さん、プロジェクトの進捗状況について教えてください。
Mr. 〇〇, could you tell us about the progress of the project?
≪会議での決定事項をまとめる≫
会議で決定したことを整理します。課題がある場合は、期日・担当・何をするかを明確に伝えましょう。
・○○さんは6月30日までに、調査してその結果を報告してください。
Mr. 〇〇 needs to research and report the results to us by June 30th.
・○○を実施し、その反応を7月1日に報告します。
I will carry out 〇〇 and report on July 1st.
・次の期間は〇〇を実施します。実施してみてどうだったかを次の会議でそれぞれ発表してください。
At the next stage we will be carrying out 〇〇. Please could everyone be prepared to report on this at the next meeting.
2-４.会議の締め括りのフレーズ
≪会議を終了させる≫
会議が終わる前に言いたいことがある人がいないか確認してから会議を終了させます。
・会議を終える前に何か言いたい人はいますか？
Does anyone have anything else to add before we finish up?
・では、会議終了でよろしいですか？
So if no-one else has anything to say can we finish here?
以下のように短いフレーズで終わらせてもよいでしょう。
・ここで切り上げようと思います。
Maybe this is a good point to finish up.
・このあたりで会議を終わらせましょう。
Ok so let’s wrap up the meeting here.
最後に以下のような定番のフレーズで会議を終了させましょう。
本日はありがとうございました。
Thank you all very much for your time today.
またお会いしましょう。
See you soon.
良い1日を/週末を。
Have a nice day/weekend.
3.Web会議終了後のフォローを忘れずに
≪会議終了後に議事録を作成する≫
無事会議が終了したら、議事録を作成して共有しましょう。お互いの意識合わせだけでなく、記録することにより決定事項を忘れずに覚えておくことができます。できれば記憶が鮮明な、会議を行ってから24時間以内に議事録を送りましょう。その際に会議に参加してくれたことに感謝の意を述べるだけでなく、相手の提案や発言などで勉強になった点があれば具体的に褒めるなどの言葉を加えると相手に良い印象を与えます。
・今日は会議のために時間を割いてくださりありがとうございました。
Thank you for your time today.
・あなたのご提案からたくさんのことを学べました。
I learned a lot from your suggestions.
・議事録を作成いたしました。ご確認ください。
Please check the minutes of the meeting.
・議事録でご不明点があれば教えてください。
Let me know if you have any questions about the minutes.
メールの文末は以下のように締めると自然です。
・次回会えるのを楽しみにしています。
I look forward to the next meeting.
・心より
Sincerely, 〇〇(自分の名前)
・敬意を込めて
Regards, 〇〇（自分の名前）
≪議事録記入例≫
英語で議事録は「Minutes」と言いますが、議事録をつける場合は以下のような項目を入れて記録し、参加者や欠席者にメールで添付して送ると親切ですね。
Date and Time：会議の日程
Chairperson：議長の名前
Purpose：会議の目的
Agenda：事前に通知されたアジェンダ
Discussion Points：議論されたポイント
Conclusions：決定事項
Problems and Proposed Solutions：プロジェクトの問題とその解決策
Action Items (Assigned, Due)：スケジュール
Progress Status：進捗状況
まとめ：積極的に発言をしよう
参加している人の顔が直接見えない会議に、英語で参加するのは勇気がいりますよね。しかし、英語が苦手だからと発言しないのはチャンスを逃すようなもの。発音の悪さや言い間違いを気にせず、思い切って発言してみましょう。
議題について前もって理解を深めておいたり、使える英語のフレーズを調べておいたりすると、必要以上に緊張しないはず。
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