仕事で海外の人とのやりとりがあれば、外国人から突然電話がかかってくる、自分から電話をかけなければいけない状況はたびたび発生します。電話だと表情や身振り手振りで伝えられず、緊張する人も多いのでは。そんな電話対応もある程度の英会話のパターンを覚えておけば、焦らず対応できます。今回は、電話対応に役立つフレーズを紹介します。
1.電話をかける
まず、自分から電話をかけたときの第一声は
「Hello, this is 〇〇 from △△company
（もしもし、△△会社の〇〇です）」
と言って、自分が誰なのか伝えます。
すでによく知っている間柄の人の携帯電話にかける場合などは
「Hi, this is ◯◯. How’s it going? Can we talk for a second?
（こんにちは、◯◯です。調子はどう？今少しだけ話せる？）
など、くだけた表現を使っても良いでしょう。
話したい相手が電話口に出ればそのまま要件を伝えますが、他の人が電話に出た場合は、
「May I speak to □□, please?
（□□さんに代わっていただけますか？）」、
「I’d like to speak to someone in charge of sales
（営業担当の方と話したいのですが）」
などを使って、取り次ぎをお願いしましょう。
2.電話を受ける
外国人からかかってきた電話に出る際の決まり文句として覚えておきたいのが、
「This is △△ company. How may I help you?
（△△社です。ご用件を承ります）」
です。
そして仕事で電話を取るときに聞いておかなくてはいけないのが、電話口の人の情報です。
「May I have your name and company name, please?
（名前と会社名を聞く/お名前と会社名を伺ってもよろしいでしょうか？）」
と言って、名前と会社名を聞きましょう。
社内の違う人へ取り次ぐときは
「I’ll transfer you to 〇〇. Hold on, please
（担当者に変わるので、少々お待ちください）」
と言って、電話を転送します。
また、よくあるのが、担当者が不在の場合です。
「I’m afraid 〇〇 is away from his desk
（申し訳ありません。〇〇は席を外しています）」
と言って、
「Would you like to leave a message?
（伝言を承りましょうか）」、
「I’ll ask him to call you back when he returns
（折り返しお電話するよう伝えます）」
と言って、対応しましょう。
会話中にどうしても相手の言っていることがわからないときは、
「I’m not good at English, so I’ll get someone who can speak English.
（私では聞き取れないので、他の者に代わります）」
と言って電話を保留にし、英語ができる人に代わってもらいましょう。
もしくは、メールアドレスを伝えて
「Could you send me an email about this?
（メールで内容を送ってください）」
と言ってメールを送ってもらうのも良いかもしれません。
3.電話を切るとき
日本語でも電話を切るときにいくつか決まり文句があるように、英語でも気持ちよく電話を切れるフレーズがあります。
「Thank you for calling
（お電話ありがとうございました）」
や、
「Nice talking to you
（お話しできてよかったです）」
はいつでも使えますし、電話を折り返しかけ直してもらう場合は
「I’ll be waiting for your call
（お電話お待ちしております）」、
顧客などの問い合わせの場合は
「Thank you for your inquiry. The person in charge will call you later
（お問い合わせありがとうございました。担当より後ほど連絡いたします）」
と言って電話を切ると最後まで印象が良いまま電話を終えられます。
また、よく知っている相手なら
「See you tomorrow.（また明日）」
といったフランクな表現で電話を切っても良いでしょう。
4.繰り返し言って欲しいとき
普段の会話よりも聞き取りが重視されるのが電話対応です。相手の話す英語が早くて聞き取れない場合は、
「Could you speak slower, please？
」（もう少しゆっくり話してくれませんか？）」、
「I’m sorry, could you say that again?
（すみません、もう一度言ってもらえませんか？）」
と言って、もう一度ゆっくり言ってもらうように頼んでみましょう。
音声が聞き取りにくい場合は
「The line isn’t very good, could you speak a little louder？
（電話の声がききとりにくいので、大きな声で話していただけますか？）」
と言って、回線のせいにして繰り返してもらうのも手です。
5.＜実践＞流れで把握！電話対応の会話例
(1)自分からかける場合
A：Hello, this is Taro Yamashita calling from △△ company. May I speak to Mr. Suzuki, please?
（△△会社の山下太郎です。鈴木さんをお願いできますか？）
B：Hold on, please.?
（少々お待ちください）
I’m afraid he is on another call right now. Could I take a message for you??
（申し訳ございません、佐藤はただ今別の電話に対応中です。伝言を承りましょうか？）
A: Could you tell him that I called? I’ll call him later.
（電話があったことだけ伝えてもらえますか？あとでまたかけ直します）
B:Of course. May I ask your name and company name again?
（もちろんお伝えします。お名前と会社名をもう一度伺ってもよろしいですか？）
A： I’m Taro Yamashita from △△ company. He knows my phone number.
（△△会社の山下太郎です。電話番号は佐藤さんが知っています。）
B：I’ll let him know. Thank you for calling.
（佐藤にお伝えします。お電話ありがとうございました）
(2)相手からかかってきた場合
A：Hello, this is △△ company. How may I help you?
（△△会社です。ご用件を承ります）
B：Hi, I’m David Morgan from □□ company. I’d like to speak to Mr. Sato.
（□□のでデイビッドです。佐藤さんをお願いできますか？）
A：I’m afraid he is currently away from his desk. Would you like to leave a message?
（恐れ入りますが、佐藤はただいま席を外しております。メッセージを承りましょうか？）
B：Yes, please. Could you tell him that the meeting tonight in Shinjuku office has been canceled?
（では、今夜の新宿オフィスでの会合がキャンセルになったと伝えてもらえますか？）
A: I’ll let him know when he is back. May I ask your number, just in case?
（佐藤が戻ったらそのように伝えます。念のため、お電話番号をお聞きしてもよろしいですか？）
B：My number is 080-□□□□-△△△△.
（080-□□□□-△△△△です）
A：Let me repeat that, 080-□□□□-△△△△, David Morgan from □□company. Is this correct?
（復唱させてください、080-□□□□-△△△△,ですね。□□会社のデイビッド・モーガンさんで間違いありませんか？）
B: Yes, that’s correct.
（はい、間違いありません）
A: I’ll be sure to inform him. Thank you for calling.
（確かにお伝えいたします。お電話ありがとうございました）
ビジネスにおける電話応対は、丁寧な表現を覚えておいた方がいつでも使えるのでおすすめですが、プライベートでも知っている人などで冗談も言い合える関係の相手なら、これまで紹介した表現のCouldやMayを使っているところをCanにするだけでくだけた表現になります。また、前述したような関係ならPleaseなどの丁寧語は使わずに話しても問題ないでしょう。
6.出張中はこんな電話も〜宿泊するホテルに電話〜
出張する機会が多いビジネスマンなら、以下のような電話をするシチュエーションもあるかもしれません。
【飛行機の遅延などでチェックイン予定の時刻に遅れそうなとき】
ホテルには
「My flight has been delayed, I’ll check in late tonight
（飛行機が遅れてチェックインが夜になりそうです）」
と電話を一本入れておくと親切です。
【飲食店の席を予約したいとき】
また、現地での会食の予定などがあり、お店の席を確保したい場合は
「I’d like to make a reservation for ◯ at 6pm
（〇人で6時から予約したいです）」
と言って予約をしましょう。
予約ができているか不安な場合は
「I’d like to confirm my reservation
（予約の確認をしたいのですが）」
と言ってきちんと予約ができているか確認しておきましょう。
まとめ：決まったフレーズを覚えて実践してみよう！
英語での電話応対は始めこそ緊張しますが、決まったフレーズを覚えて何度か繰り返していくことで慣れてきます。おさえておくことは日本語の電話応対とさほど変わらないので、わからなかったら繰り返し聞き、聞いておくべき情報だけしっかりと聞き取っておくようにしましょう。
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