海外出張の経費精算の疑問をスッキリ解決!経費処理の時短テクも紹介

海外出張の経費精算の疑問をスッキリ解決!経費処理の時短テクも紹介

無事に海外出張を終え、経費精算をするときに「食費は経費に計上できる?」「どの日のレートで計算すればいいの?」などと悩む人は多いのではないでしょうか。
そこで海外出張時の経費精算について詳しく解説。経費精算を効率よく済ませるアイデアは、海外出張だけでなく、国内の出張精算時にも使えるので、出張をする方は、ぜひ読んでみてください!

1.経費精算は海外と国内出張に違いはある?

経費精算の方法は出張先が国内であれ、海外であれ、ほぼ同じです。例えば、飛行機チケット代の仕訳項目は「旅費交通費」となりますし、取引先のおみやげ代は「接待交通費」となります。

海外出張と国内出張の経費精算で異なるのは、現地で利用した費用を日本円に計算する必要がある点です。この点にだけ注意すれば、国内出張の経験がある方なら海外出張の経費精算も難なくこなせるでしょう。

2.精算時のレートはいつのレートで計算するのが正解?

現地で支払った費用のレート計算をする際には、クレジットカードで支払った場合と現金で支払った場合、それぞれ使うレートが異なります。

2-1.クレジットカードで支払った場合

クレジットカード利用の場合は、明細書記載のレートを使います。海外でクレジットカード支払いをした場合、利用明細書や請求書記載の金額はすでに日本円で換算されています。そのため、日本円に計算し直す必要はありません。

経費精算書にレートを記載する場合は、明細書記載のレートを記入すれば良いのです。現金支払い時に比べ、精算時の手間が少なくて済みますね。

≪クレジットカード利用分を経費精算する際の注意点≫
※クレジットカード利用が明細に反映されるまで時間を要します。精算締め日までに明細書の用意が間に合わない場合は、経理に相談しましょう。

※クレジットカードの明細書を経理に提出する際、プライベートで使った分を黒く塗りつぶしてから提出して、と言われることも。面倒臭いこの手間を省くなら、出張専用に別途カードを用意しておくと便利です。
企業によってはコーポレートカードを用意してくれるので、経理に相談してみると良いでしょう。

2-2.現地通貨で支払った場合

現地通貨を日本円に換算する場合、企業によって異なりますが、両替時のレートを利用するのが一般的です。この場合の為替レートは、日本円を外貨に両替する際にもらえる計算書に記載されているので、なくさないように保管しておきましょう。

計算書を紛失してしまった場合は、経費使用日の主要銀行のTTS(買値)で計算する場合が多いようです。

≪両替時の計算書を紛失しまった場合の計算方法例≫
主要銀行の為替レートを調べる場合は、以下の銀行の公式サイトから確認します。
どの銀行の為替レートを使用するかは、経理に確認しましょう。

主要銀行:
三菱東京UFJ銀行、三菱UFJ信託銀行、みずほ銀行、みずほ信託銀行、三井住友銀行、りそな銀行、三井住友信託銀行、新生銀行、あおぞら銀行

出典:
「ビジネス+IT」https://www.sbbit.jp/article/cont1/32358#head2

「三菱UFJリサーチ&コンサルティング」のサイトには、過去の為替レートを自動計算してくれるページがあり、便利です。ページ上に表示されている日付をクリックするだけで、該当する日の為替レートが一覧として表示されます。

参考:
三菱UFJリサーチ&コンサルティング公式サイト「1990年以降の為替相場」
http://www.murc-kawasesouba.jp/fx/past_3month.php

例)2020年2月1日に100USD使用
当日の為替レート(TTS):1USD=109.52円
100USD×109.52=10,952円

3.海外出張に家族が同伴する場合の旅費は経費計上できる?

「せっかく海外に行くなら、家族を連れて行ってあげたい」と考える人もいるかもしれません。
基本的に海外出張はあくまで仕事。家族とのバカンスや旅行のための渡航ではないので、認められるケースは少ないのが実情です。
しかし、家族を含め社外の同伴者の旅費が経費計上できることも。経費として計上できるかどうかは、海外渡航の目的を達成するために必要な同伴かどうかで決まります。

同伴者が経費として計上できるケースは3つあります。どのようなケースが該当するか詳しく解説します。

3-1.身体障害者のため助けが必要な方

自分の身の回りを1人で行うことが困難な方は、補佐をしてくれる人の同伴が必要でしょう。この場合の同伴者の旅費は経費計上可能です。

3-2. 配偶者同伴が必要な場に出席する場合

欧米など国によっては、国際会議やパーディーにパートナー同伴での出席が好ましいケースがあります。業務上、このような場に出席が必要な場合は同伴者の旅費も経費として認められます。

3-3.海外出張の業務で必要なスキルを持っている人物の同伴

海外出張でその国の語学が堪能な人や専門的な知識を持っている人が必要だが、社内にいない場合。社外の人に委託し同伴してもらうなら、その同伴者の旅費は経費となります。

出典:国税庁HP「海外渡航費」
https://www.nta.go.jp/law/tsutatsu/kihon/shotoku/05/08.htm
同伴者の旅費を参照

上記に当てはまる同伴者であっても、出張中に観光するなどプライベートで使った金額は経費として認められないことは念頭に入れておきましょう。

4.【事例付】 ブレジャーでかかった費用は経費として認められる?

海外出張の空いた時間で観光を楽しむ「ブレジャー」の費用はどうなるのでしょうか? ブレジャーの費用も経費精算できたら良いなと思う方は多いでしょう。実際に事例を見てみましょう!

4-1.ブレジャーは「業務外」のため認められない

経費として認められるのは、業務に関わるもののみです。そのため、業務と関係のないブレジャーでかかった費用は経費として認められません。

例)出張で香港へ。現地法人で打ち合わせ後、時間があったのでブレジャーのためにフェリーに乗り、マカオまで足を延ばした。

>>経費計上は「認められない

この場合は、香港の現地法人までの旅費は、業務上必要であるため経費として認められます。現地法人からマカオまでの旅費、マカオでかかった費用は業務とは関係がないため、経費計上はできません。

参考:国税庁HP「海外渡航費」
https://www.nta.go.jp/law/tsutatsu/kihon/shotoku/05/08.htm
事業の遂行上直接必要と認められる旅行と認められない旅行とを併せて行った場合)を参照

4-2.ブレジャーが業務となりうる場合は認められる可能性も

ブレジャーが会社から業務の一環とみなされ、経費計上が可能となるケースもあります。例えば、以下のケースが挙げられます。

例)出張先で自分の業務に関連するセミナーイベントが開催されていた。
会社から出席するように求められていないが、今後の業務に役立ちそうなので出席したい。

>>経費計上は「認められる・・・かも

上記の場合、会社から業務とみなされればイベントまでの交通費やイベント参加費の計上ができます。

ただし、企業によって判断が異なるため、必ず事前に会社に確認することが大切です。

≪海外出張を証明する書類を保管しておこう≫
海外出張そのものが「観光目的ではないか?」と税務署からチェックされる場合があります。万が一に備えて、出張がビジネス目的であることを証明する以下の書類を保管しておくと良いでしょう。

・出張の日程表
・参加した海外でセミナーや展示会の資料

5.海外出張での食事代は経費として認められる?

海外出張での食費を経費として認めるかどうかは、企業ごとの判断となります。出張前に経理部に確認をしておくとよいでしょう。

5-1.食費が経費として認められるケース

取引先との飲み会や会食、チームでの打ち合わせでの食事は、業務上必要であるとみなされ、経費として認められる場合もあります。

食費が経費計上可能な場合は、勘定項目は以下のように記載します。

・取引先との会食5,000円以上:接待交際費
・打ち合わせなどの5,000円までの食事代:会議費
※取引先とのランチミーティングで1人5,000円を超える場合も会議費として認められる場合があります。(打ち合わせがない場合は、交際費)

参考:国税庁公式サイト「交際費等(飲食費)に関するQ&A」Q2参照
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/hojin/5065.pdf

≪チップが経費に計上可能なことも≫
アメリカなどレストランやホテルでサービスを受けた際にチップを渡す国への出張の場合、チップが経費となるかが気になるところです。チップを経費とみなされるかは、企業によって異なります。また、渡したチップの金額を証明するために、領収書が必要な企業もあります。そのため、チップの支払いはクレジットカード利用が便利。
もちろん、ブレジャーなど業務以外で支払ったチップは精算不可です。

6.経費の計算をスムーズに行うテクニック

海外出張後に経費精算をすぐに済ませるのが良いでしょう。帰りの飛行機内で、レシートを整理したり、精算書を作成したりするビジネスマンも多くいます。時間が経ってから精算すると、レシートや領収書を紛失したり、どこでいくら使ったかを忘れたりと余計な手間と労力がかかるかもしれません。

めんどうと感じることの多い海外出張の経費精算のコツをまとめました。

6-1.レシートや領収証などをファイリングしておく

海外出張のレシート、両替時の計算書、クレジットカード明細書などを保管する時にひと工夫してみましょう。

いつ、何のためのレシートなのかがすぐにわかるように保管しておくのがポイントです。レシートを失くしたり、何のレシートなのかが思い出せなくなったりすることを想定し、できれば、当日中にレシートを整理しておくと後々ラクでしょう。

≪レシートのファイリング方法≫
(1) 日ごとにまとめる。
レシートに日付が書いてありますが、かすれて見にくくなる場合もあります。〇月〇日と書いた付箋を貼り、クリップなどでまとめておくと精算の際に便利です。

(2) 何のレシートかわかるようにしておく
特に、出張先の言語に馴染みがない場合は重要です。レシートの余白や裏面に「○○社までのタクシー代」「○○社とランチミーティング」など、何に使ったかを記載しておきましょう。

≪レシートや領収書の保管に便利なグッズ≫

「ドキュメントファイル KEEQII A4」

A4サイズの書類が入るポケットが13個あり、インデックスを付けられるで日ごとや科目ごとに領収書を入れると便利。出張に持って行くとレシート整理だけでなく、書の持ち運びにも重宝しそうです。

価格:1,988円(税込)
販売サイト(Amazon)
https://www.amazon.co.jp/dp/B0858X8RNS/ref=sspa_dk_detail_2?psc=1&pd_rd_i=B0858X8RNS&pd_rd_w=MSah2&pf_rd_p=6413bd85-d494-49e7…

6-2.クレジットカードを利用する

海外ではレシートを貰えない場合もあるので、現地の経費をすべてクレジットカードで支払うのがおすすめです。レシートを整理しなくてすみますし、精算時に日本円に換算する必要もありません。

注意点は、何に対しての支払いかをメモしておくことです。クレジットカード明細書には利用場所が表示されますが、それがレストランでの食事なのか、お店で購入したおみやげなのかわからなくなる場合があるためです。

利用しているクレジットカードのアプリがある場合は、アプリ利用が便利です。利用状況が確認できるだけでなく、明細書が届くのを待たずにアプリで確認できます。

【クレジットカードおすすめアプリ】

JALカードアプリ「明細まとめて管理」

画像出典:JALカードアプリ公式サイト
https://jalcard.jal.co.jp/sp/service/sp_meisai.html

いつどこで何に使ったのか、カードの利用状況が分かりやすく表示されるアプリ。さらに、マイル管理はもちろん、銀行に対応しており利用履歴や残高なども確認可能。

※JALカードアプリ公式サイト:https://jalcard.jal.co.jp/sp/service/sp_meisai.html

三井住友カード

画像出典:三井住友カードアプリ公式サイト
https://www.smbc-card.com/mem/vps/vapp/index.jsp

三井住友カードまたは、ANAカード、AMAZONマスターカードなど三井住友銀行との提携カード利用の方は、こちらのアプリが便利。クレジットカードの利用明細だけでなく、三井住友銀行の口座状況も確認できます。クレジットカードにプリペイド機能がついていれば、このアプリからチャージすることも可能です。

※提携カード一覧:
公式サイト:https://www.smbc-card.com/nyukai/card/index.jsp

※三井住友カードアプリ公式サイト:https://www.smbc-card.com/mem/vps/vapp/index.jsp

6-3.レシートを撮影またはPDF化しておく

レシートをデータで残しておくと良いでしょう。スキャンしてPDF化したりスマホで写真を撮影したりして証拠を残しておけば、うっかりレシートを紛失してしまっても認めてくれる場合があります。

企業によっては、レシートや領収書そのものがなくても経費精算可能な場合があります。逆に、レシートなどの原本がないと精算してもらえない企業もあるので、確認しておきましょう。

6-4.海外出張精算のテンプレートを使う
精算用のテンプレートは、会社で用意されていることがほとんどです。もし、会社で決められたテンプレートがない場合は、自分でExcelなどを使って作成しなければなりません。

そんな時は、為替自動計算機能付きのテンプレートが便利です。無料でダウンロードして使えるテンプレートが多数ありますよ。

【テンプレートを公開しているサイト】
bizocean
https://www.bizocean.jp/doc/detail/534744/

Mitsutomi
https://mitsutomi.jp/business-trip-sheet-14574

Dr.経費精算
https://www.keihi.com/704

まとめ:効率よく経費精算を済ませよう

海外出張の経費精算は、何が計上でき何が計上できないかを理解しておけば、精算時に悩むことはありません。ブレジャーなどに出かける場合は、経費計上する分と、しない分でクレジットカードを使い分けるのも、経費処理の時短につながります。
処理方法で不明な場合は、事前に経理に相談することも大切です。クレジットカード利用が良いのか現金利用が良いのかは、渡航先の国によっても異なります。自分に合った方法を事前に決めておき、経費精算をサクッと済ませましょう!

文:カワムラ ルイ
編集:オナイ ウイコ(リベルタ)

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